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物业外包问题解析【四】

物业公司的采购管理如何实施?

    物业服务公司在社区管理和为居民提供服务的时候,所需要的所有物资,比如工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化和相关部门所需物资等,都必须通过外部采买。

物业服务公司对采购活动进行管理的目的,是为了规范物业公司采购流程,明确采购责任,对采购过程进行管控,确保采购的物资服务符合公司规定的要求,以保证公司利益。

    一般的工作流程包括了采购、入库、报销等环节,首先由各部门负责人根据次月的物资预计用量,结合项目预算及月末库存情况,以“采购申请单”的方式提出下个月的物资采购计划,写明物资名称、型号、规格、数量、单价等,然后由库管员、财务人员、客服管理人员对采购申请单进行审核,审核通过之后再由采购部门对物资进行采买、入库,并向财务部门报销。

在采购管理活动中,物业服务公司完全可以通过信息化手段来进行管控。极致物业管理系统的采购管理模块就是针对物业服务公司管理的物业项目多、物料规格相近和物料需求周期相对固定等特性而设计的,能够与仓库管理、应收应付管理等功能模块组成集中采购解决方案。

物业服务公司可以根据采购的特性将采购计划分为计划内采购、计划外采购和临时性采购,根据采购计划类型实现“统议统购”、“统议分购”、“分议分购”等多种集中式采购管理模式。同时,极致物业管理系统的仓库管理模块与采购管理模块无缝集成,仓库管理模块通过物料的入库和出库业务,可以获取各个仓库的即时库存、物料收发明细及汇总情况;通过每月出库核算和结账,可以获取物料每月采购成本和出库成本的明细及汇总情况,仓库管理还提供物料盘点和仓库之间调拨等功能。

物业采购流程

所以,物业服务公司可使用极致物业管理系统的采购管理和仓库管理功能,通过集中采购模式对物业服务公司的采购业务全过程进行精细化管理,全面降低采购成本。采购中心对各部门的采购需求进行汇总,形成整体的采购计划,并对采购计划中的物料进行比价管理和询价管理,筛选出性价比最高的供应商,并向供应商发送采购订单和配送要求。

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